MATERI I INTRODUCTION TO PROJECT MANAJEMEN

PENGERTIAN MANAJEMEN PROYEK

Proyek adalah usaha sementara yang dilakukan untuk menghasilkan produk, layanan, atau hasil yang unik. Sedangkan manajemen proyek adalah penerapan pengetahuan, keahlian, alat bantu dan tehnik pada aktivitas proyek untuk memenuhi kebutuhan proyek. Proyek berakhir ketika tujuannya tercapai, atau proyek telah diakiri. Proyek bisa besar atau kecil dan memerlukan waktu singkat atau lama untuk diselesaikan. Manajemen Proyek diperlukan  :

• • Supaya target tercapai
  • Ingin melakukan perubahan, dan atau pengembangan
  • Memerlukan kecepatan (not business as usual)
  • Ketika dibutuhkan Lintas sektoral, karena tdk dapt dilakukan melalui birokrasi organisasi yg ada.
  • Untuk mendukung pelaksanaan rencana strategik
  • Memerlukan terobosan.

BIDANG UTAMA MANAJEMEN PROYEK

Atribut Proyek

• • memiliki tujuan unik,
  • bersifat sementara,
  • dikembangkan menggunakan elaborasi progresif,
  • memerlukan sumberdaya, seringkali dari berbagai area,
  • harus memiliki pelanggan atau sponsor utama.
  • Spronsor proyek biasanya menyediakan arahan dan dana untuk proyek.
  • bersifat tak tentu.

Tiga Batasan Proyek

Setiap proyek memiliki batasan yang berbeda-beda dalam:

• • Sasaran lingkup: Pekerjaan apa yang akan dilakukan?
  • Sasaran waktu: Berapa lama harus diselesaikan?
  • Sasaran biaya: Berapa biayanya?

Tugas manajer proyek adalah untuk menyeimbangkan ketiga sasaran yang seringkali saling bersaing ini.

Manajemen proyek yang berhasil berarti memenuhi ketiga sasaran (lingkup, waktu, dan biaya) dan memuaskan sponsor proyek.

SIKLUS HIDUP PROYEK

Secara garis besar siklus hidup proyek dibagi menjadi 4 tahapan, yaitu:

1. 1. Tahap Konsepsi

• • Inisiasi Proyek, merupakan tahap munculnya ide tentang proyek yang dimulai dari penemuan masalah
  • Kelayakan Proyek, merupakan proses investigasi terhadap masalah dan mengembangkan solusi secara lebih detail untuk dilihat sejauh mana solusi memberikan manfaat yang lebih besar dari pengorbanan/ biaya.
  • Proposal Proyek, pada tahap konsepsi  memunculkan Requesst For Proposal (RFP). RFP memuat tujuan proyek, lingkup proyek, spesifikasi performance, batasan ongkos dan jadwal, kebutuhan data, jenis kontrak RFP dibuat berdasarkan permintaan user. Pemilihan Proposal Proyek dilakukan dengan evaluasi sebagai berikut :

• • • Evaluasi Administratif, evaluasi ini untuk menentukan apakah proposal proyek telah memenuhi ketentuan-ketentuan administratif  yang disyaratkan misalnya aspek hukum, bidang pekerjaan, dan aspek finansial
    • Evaluasi Isi Proposal Proyek, pada tahap ini proposal proyek dievaluasi dalam hal misalnya personel, metodologi/teknis, performansi,/kualitas, harga dan jadwal. Kriteria yang digunakan bergantung pada jenis proyek.

• • Negosiasi Kontrak, negosiasi anatara pemilik proyek (user) dengan calon kontraktor yang terpilih dimaksudkan untuk  menyamakan posisi kedua belah pihak dalam masalah-masalah utama, khususnya masalagh teknis dan persetujuan dalam hal waktu, jadwal dan performansi.

1. 2. Tahap Perencanaan
   3. Tahap Eksekusi
   4. Tahap Operasi

KRITERIA SUKSES PROYEK

1. 1. Menentukan definisi tujuan (goal definition) yang jelas
   2. Hasil dari proyek tersebut dapat diterima oleh pelanggan
   3. Komitmen yang kuat pada suatu proyek
   4. Cakupan (Scope) proyek yang digarap sewajarnya
   5. Biaya yang dikeluarkan ketika proyek terselesaikan tidak jauh dari rencana awal
   6. Kualitas yang baik
   7. Ketrampilan sumber daya manusia
   8. Komunikasi yang baik
   9. Resiko yang ditimbulkandari sebuah proyek kecil
   10. Yang terakhir hasil dari sebuah proyek diharapkan tidak menimbulkan suatu permasalahan baru