Posted on by NUR RICHA REA

MATERI VI – PROJECT SCHEDULLING (lanjutan)

PROJECT SCHEDULLING

Project  Schedule  atau  jadwal  proyek  dibuat  oleh  manajer proyek  untuk mengatur  manusia  didalam  proyek  dan  menunjukkan  kepada organisasi bagaimana pekerjaan (proyek) akan dilaksanakan.

Project schedule berbentuk kalender yang dihubungkan dengan pekerjaan yang harus dikerjakan dan daftar resource yang dibutuhkan. Sebelum jadwal dibuat, Work breakdown structure (WBS) (metode pengorganisasian proyek menjadi struktur pelaporan hierarakis) harus terlebih dahulu ada, jika tidak maka jadwal tersebut akan terkesan mengada-ada.

Untuk membuat project schedule, ada beberapa software yang bisa dijadikan pilihan.  Pilihan software yang gratis dan open source antara lain: Open Workbench, dotProject, netOffice dan Tutos.

Hal yang perlu diperhatikan ketika membuat project schedule seperti:

    1. Alokasi resource pada tiap pekerjaan

Resource  bisa  berupa  berbagai  hal  seperti  manusia,  barang,  peralatan  (komputer, proyektor,  dll),  tempat  (ruang  rapat,  misalnya)  atau  layanan  (seperti  training  atau  tim pendukung  out  source)  yang  dibutuhkan  dan  mungkin  ketersediaannya  terbatas. Bagaimanapun juga resource yang utama adalah manusia.

    1. Identifikasikan setiap ketergantungan

Sebuah pekerjaan disebut memiliki ketergantungan jika melibatkan aktivitas, resource atau work  product  yang  dihasilkan  pekerjaan/aktivitas  lain.

    1. Buat jadwalnya

Tiap  pekerjaan  juga  memiliki  jangka  waktu  pekerjaan.  Dengan  demikian  jadwal  bisa dibuat.

Kegunaan Penjadwalan Proyek sebagai berikut :

Menunjukkan hubungan utama diantara kegiatan-kegiatan dan menunjukkan hubungan antar tiap aktivitas / kegiatan dalam proyek, mendorong penentuan waktu yang diperlukan dan perkiraan biaya untuk setiap kegiatan, dan membantu meningkatkan penggunaan sumber daya manusia, uang, dan material dengan mengidentifikasi hambatan kritis dalam proyek.

MENGATASI KONFLIK PENJADWALAN

Konflik yang mungkin terjadi dilingkup manajemen proyek yaitu sebagai berikut :

Konflik Antara User dan Kontraktor

Konflik antara user dan kontraktor sudah akan muncul ketika keduanya terlibat untuk negosiasi kontrak. Masing-masing pihak biasanya akan lebih mementingkan pihaknya sendiri daripada mengembangkan kepercayaan dan saling bekerjasama untuk mencapai kesepakatan yang saling menguntungkan.

Konflik dalam Organisasi Proyek

Peluang ini akan besar bila kelompok-kelompok yang bekerja dalam proyek mempunyai perbedaan dalam hal tujuan dan harapan, beberapa hal tidak jelas siapa yang harus membuat atau berwenang untuk membuat keputusan, memang ada konflik antar individu dalam proyek.

Konflik Selama Siklus Hidup Proyek

Dari suatu studi yang dilakukan Thamhain dan Wilemon yang meminta pendapat dari seratus orang manajer proyek tentang sumber konflik yang terjadi dalam manajemen proyek, ditemukan tiga penyebab utama konflik.

    • Penjadwalan proyek,
    • Prioritas proyek dan
    • Tenaga kerja.

Pada tahap akhir proyek apabila banyak pekerjaan belum selesai maka jadwal akan menjadi sumber konflik. Sehingga akan membuat orang yang terlibat dalam proyek merasa khawatir dan bahkan stress. Sebelum memasuki tahap baru proyek yang lain akan terjadi permasalahan alokasi tenaga kerja.

Sedangkan penyebab konflik lainnya yang terjadi dalam manajemen proyek yaitu masalah teknis dan trade off hasil fisik, administrasi dan organisasi, perbedaan inter personal dan biaya. Sumber konflik akan berubah sesuai dengan tahap proyek yang dilalui.

Metode Menyelesaikan Konflik

    1. Teknik memperjelas peran, agar setiap mengetahui posisi dan tanggung jawab masing-masing, dapat mengerti posisi dan tanggung jawab orang lain serta apa yang diharapkan orang lain darinya.
    2. Resolusi konflik dalam kelompok, tujuannya untuk menemukan solusi dari konflik yang terjadi, bukan untuk saling mencari kesalahan.

HUBUNGAN ANTAR AKTIVITAS

Mendefinisikan Aktivitas (Activity Definition) Merupakan kegiatan untuk mengidentifikasi dan mendefinisikan aktivitas atau pekerjaan apa saja yang akan dikerjakan pada proyek.

Tim proyek dalam mendefinisikan aktivitas ini perlu juga melibatkan stakeholder yang lain untuk memastikan bahwa aktivitas-aktivitas telah terdefinisi secara lengkap untuk keberhasilan penyelesaian proyek. Dari definisi aktivitas ini pula, estimasi biaya, waktu dan kebutuhan sumberdaya lain dapat disusun.

Activity Relationship Chart (ARC) adalah digram yang digunakan untuk mendapatkan hubungan dari aktivitasaktivitas tertentu, sehingga dapat ditentukan aktivitas yang harus berdekatan dan aktivitas yang harus berjauhan dalam suatu perancangan tata letak fasilitas.

Teknik ini dikemukakan oleh Richard Muthe yang mengatakan bahwa “Hubungan antar aktivitas ditunjukan dengan tingkat kepentingan hubungan antar aktivitas, “. Hubungan ini digambarkan dengan lambang warna dan huruf. Lambang tersebut adalah sebagai berikut:

Untuk mempermudah penjelasan pada materi Activity relationship chart, berikut terdapat contoh ARC pada suatu pabrik. Lokasi atau kegiatan-kegiatan yang dilakukan pada pabrik tersebut adalah:

    • Gudang Bahan Baku
    • Gudang Produk Jadi
    • Departemen Pemotongan
    • Departemen Perakitan
    • Kantor
    • Kantin
    • Pembangkit Listrik
    • Penampungan Limbah.

GANTT CHART

Gantt Chart merupakan diagram perencanaan yang digunakan untuk penjadwalansumber daya dan alokasi waktu (Heizer, Jay dan Render, Barry, 2006).

Gantt Chart merupakan suatu grafik dimana ditampilkan kotak-kotak yang mewakili setiap tugas dan panjang masing-masing setiap kotak menunjukkan waktu pengerjaan tugas-tugas tersebut dalam format pewaktuan tertentu seperti jam, hari, tanggal, minggu, bulan atau tahun.

Gantt Chart dapat membantu penggunanya untuk memastikan bahwa (Heizer, Jay dan Render, Barry,2006):

    • Semua kegiatan telah direncakan
    • Urutan kinerja telah diperhitungkan
    • Perkiraan waktu kegiatan telah tercatat, dan
    • Keseluruhan waktu proyek telah dibuat

Kelebihan :

    • Sederhana, mudah dibuat dan dipahami, sehingga sangat bermanfaat sebagai alat komunikasi dalam penyelenggaraan proyek.
    • Dapat menggambarkan jadwal suatu kegiatan dan kenyataan kemajuan sesungguhnya pada saat pelaporan.
    • Gantt Chart juga dapat digunakan untuk penjadwalan operasi yang berulang.
    • Dapat menggambarkan jadwal suatu kegiatan dan kenyataan kemajuan sesungguhnya pada saat pelaporan

Kekurangan :

    • Tidak menunjukkan secara spesifik hubungan ketergantungan antara satu kegiatan dan kegiatan yang lain, sehingga sulit untuk mengetahui dampak yang diakibatkan oleh keterlambatan satu kegiatan terhadap jadwal keseluruhan proyek.
    • Sulit mengadakan penyesuaian atau perbaikan/pembaharuan bila diperlukan, karena pada umumnya ini berarti membuat bagan balok baru.
    • Gantt chart tidak bisa secara eksplisit menunjukkan keterkaitan antara aktivitas dan bagaimana satu aktivitas berakibat pada aktivitas lain bila waktunya terlambat atau dipercepat, sehingga perlu dilakukan modifikasi terhadap Gantt chart.

Cara Membuat Gantt Chart

    • Mengidentifikasikan Tugas
    • Menggambarkan Sumbu Horizontal
    • Menuliskan Tugas ataupun Bagian Pekerjaan
    • Melakukan Pemeriksaan kembali

Fungsi Gantt Chart

    • Menentukan durasi pekerjaan terhadap perkembangan waktu
    • Perencanaan dan penjadwalan proyek pekerjaan
    • Pemantauan kemajuan proyek pekerjaan

ANGGARAN DAN TUJUAN ORGANISASI

Menurut Mulyadi (2001:448) anggaran adalah suatu rencana kerja yang dinyatakan secara kuantitatif yang diukur dalam satuan moneter standar dan satuan ukuran yang lain yang mencakup jangka waktu satu tahun.

Menurut Gomes  (1995:87-88) anggaran adalah dokumen yang berusaha untuk mendamaikan prioritas program dengan sumber pendapatan yang diproyeksikan. anggaran menggabungkan suatu pengumuman dari aktivitas organisasi atau tujuan untuk suatu jangka waktu yang ditentukan dengan informasi mengenai dana yang dibutuhkan untuk aktivitas atau untuk mencapai tujuan tersebut.

Fungsi Anggaran

Peranan anggaran pada suatu perusahaan merupakan alat untuk membantu manajemen dalam pelaksanaan, fungsi perencanaan, koordinasi, pengawasan dan juga sebagai pedoman kerja dalam menjalankan perusahaan untuk tujuan yang telah ditetapkan.

Syarat Penyusunan Anggaran

    1. Realistis, anggaran diharapkan dapat dicapai sesuai dengan keadaan saat ini, tidak terlalu optimis dan juga tidak terlalu pesimis.
    2. Luwes, tidak kaku dan berpeluang untuk disesuaikan dengan keadaan yang berubah.
    3. Berkesinambungan, membutuhkan perhatian yang terus menerus.
    4. Partisipatif, membutuhkan partisipasi dari keseluruhan perusahaan untuk mencapai tujuan perusahaan yang telah tercermin dalam anggaran.
    5. Edukatif, dapat mendidik karyawan dan manajemen untuk berkerja sesuai dengan komitmennya.
    6. Komunikatif, anggaran digunakan sebagai alat komunikasi antar departemen.
    7. Integratif, anggaran harus dapat menyatukan pelaksanaan kegiatan semua bagian dalam suatu laporan anggaran.
    8. Koordinatif, dapat mengkoordinasikan seluruh kegiatan departemen untuk mencapai tujuan perusahaan.

Cara Membuat Anggaran Pada Perusahaan Kontraktor

    1. Menyiapkan gambar proyek
    2. Menghitung volume pekerjaan
    3. Menghitung harga satuan pekerjaan
    4. Menghitung jumlah biaya pekerjaan
    5. Menghitung rekapitulasi

CRITICAL PATH METHOD (CPM)

    • CPM adalah teknik menganalisis jaringan kegiatan/aktivitas-aktivitas ketika menjalanlankan proyek dalam rangka memprediksi durasi total
    • Critical path sebuah proyek adalah deretan aktivitas yang menentukan waktu tercepat yang mungkin agar proyek dapat diselesaikan
    • Critical path adalah jalur terpanjang dalam network diagram dan mempunyai kesalahan paling sedikit

Cara Menentukan Critical Path

    • Buatlah network diagram yang baik
    • Tambahkan durasi untuk tiap aktivitas pada setiap jalur yang ada pada diagram tersebut.
    • Jalur terpanjang adalah critical path

Tujuan CPM

Tujuan dari kedua metode tersebut adalah untuk merencanakan dan menjadwalkan suatu proyek serta untukmengawasi dan mengevaluasi. Sehingga dapat mengurangi penundaan pekerjaan, mengurangi gangguan, dan mengurangi konflik produksi pada sebuah proyek (Dwinovi,2012).

Manfaat CPM

CPM dapat diaplikasikan di setiap proyek karena bermanfaat untuk (Purnomo, 2004):

    1. Perencanaan suatu proyek yang kompleks.
    2. Penjadwalan-penjadwalan pekerjaan dalam urutan yang praktis dan efisien.
    3. Mengadakan pembagian kerja dari tetangga kerja dan sumber dana yang tersedia.
    4. Menentukan antara waktu dan biaya

Elemen CPM

Ada dua pendekatan menurut Heizer dan Render (2006) untuk menggambarkan jaringan proyek yaitu kegiatan-pada-titik (activityon-node atau AON) dan kegiatan-pada-panah (activity-on-arrow atau AOA). Pada pendekatan AON, titik menunjukkan kegiatan, sedangkan pada AOA, panah menunjukkan kegiatan.

Contoh :

Pemerintah akan membangun rumah sakit berstandar internasional, rumah sakit tersebut akan di bangun dan harus melalui delapan kegiatan yakni :

Membangun komponen internal, memodifikasi atap, dan lantai, membangun tumpukan, menuangkan beton, dan memasang rangka, membangun pembakar temperature tinggi, memasang system kendali polusi udara, dan kegiatan terakhir yaitu pemeriksaan dan pengujian.

DAFTAR PUSTAKA

Pengertian CPM dan PERT

https://slideplayer.info/slide/12211289/

http://web.ipb.ac.id/~erizal/manpro/perenca naan%20pengendalian%20proyek.pdf

https://manajemenproyekindonesia.com/? p=848

https://www.scribd.com/doc/82406087/Defi nisi-Gantt-Chart

 

Nama : Nur Richa Rea
Nipp : 0218123007
Kelas : Manajemen Reguler B1-C
Dosen: Iis Rostiawati

Print Friendly, PDF & Email